2024年02月23日
试想一下,假设你是一个财务人员,领导要求你收集 2023 年 10 月份的所有发票,在输入框中应该输入什么内容才能覆盖所有符合要求的发票文件(先不考虑正则语法)?
很明显应该输入关键词:<2023 年 10 月> + <发票>,但这不过是理想化状态。倘若自己的本地文件命名方式十分随意,譬如日期的格式还有可能为:2023-10-06、2023.10.6,那么使用上述关键词并无法覆盖这些发票文件。
所以,文件的命名需要基于一定的规则,这一步中读者朋友们可以使用自己喜欢的命名方式,这里我贴出自己的格式:
<主类别>_<子类别>...<文件名>_<补充信息>_<文件日期>_<版本号>
其中:
<主类别>:必填,每个文件至少需要一个类别,比如:身份证、劳动合同、发票
注:<主类别>最好使用复合名词而不是单一名词,比如你应该写「劳动合同」而不是「合同_劳动合同」
<子类别>:选填,当<主类别>无法满足分类需求,要继续往下细分时可以继续填写若干个<子类别>
<文件名>:必填,填写该文件规范的名称
<补充信息>:选填,可填写文件的一些方便你精准搜索的补充信息比如:草案、草稿、大纲、测试……
<文件日期>:必填,此处可以是文件本身的日期属性(比如发票的开票日期)也可以是文件的保存日期或者其他,按你自己的需求决定就好
注:每个文件的<文件日期>需要按照统一的格式制定,我的日期格式为:YYYYMMDD
<版本号>:必填,用于区分同一文件的不同版本,相信经常被甲方更改需求的朋友应该能理解我制定此标签的原因……
其他注意事项:为了保证搜索结果的纯净,文件名中尽量不要包含重复的描述,在下文的示例中:劳动合同_xx公司劳动合同_20240204_1,是不建议的写法
劳动合同_xx公司_20240204_1.pdf
建筑工程设计合同_xx项目_草案_20240202_1.doc
建筑工程设计合同_xx项目_草案_20240203_2.doc
发票_xx项目_设计费_已支付_未申报_20240201_1.pdf
制定以上规则后,当查找文件时只要使用关键词即可快速筛选文件,比方说我想查找 2 月份所有已支付但还未进行申报的 xx 项目的发票,我可以在 Windows 自带的资源管理器中输入关键词:xx项目 未申报 202402 即可快速定位符合关键词的文件:
CeCbbJbrooJZzRxBbAPckAhGnbe
只使用 Windows 自带的搜索功能即可快速定位
可以看到,使用 Windows 自带的搜索功能就能精确搜索出我们需要的文件。
当按照这种规则执行了一段时间后,你会发现:咦,放弃「分类法」之后,本地文件也没有想象中看起来这么乱嘛?
RjalbV7Uwo1vDfxan3VcOrwinSf
本地文件看起来也并没想象中乱
这是因为我们在上文制定的规则里将 <主类别> 放在文件名的开头,这使文件可以按照类别自动排序,相同主类别的文件总是集中在一起。这也回答了前文抛出的问题,即使放弃「分类法」,通过浏览文件资源管理器,我们也可轻松找回在记忆中丢失的文件。
聪明的读者其实已经发现,「分类」并不是被我抛弃了,而是以另一种形式存在于文件名里。「分类法」中文件被保存在多个层级;而基于本规则,文件被平铺在单一层级,因此浏览效率实际上也会高出不少。
但光是如此并无法解决我的痛点之二:文件管理混乱,接下来就让我们解决这个问题。